Handleiding mail-assistent

In ongeveer 10 minuten ingesteld. Daarna doet de assistent elke dag zijn werk en krijg jij één overzicht in je inbox.

Hoe het werkt

De assistent is een geplande taak in je eigen Claude-account. Elke dag op jouw tijd:

1. Controleert hij of je licentie geldig is. Zo niet, dan stopt hij meteen.
2. Leest hij jouw handboek in Google Drive: je bedrijven, labels, toon en sjablonen.
3. Labelt hij je mail per bedrijf en archiveert nieuwsbrieven (ze blijven vindbaar).
4. Zet hij tot 8 antwoorden klaar als concept in dezelfde draad, met het label Assistent/Concept klaar.
5. Zoekt hij mail van jou zonder antwoord na 3 werkdagen en zet een opvolg-concept klaar (max. 5).
6. Mailt hij jou één overzicht van de dag: agenda, wat eerst moet, per bedrijf, opvolgen, facturen, wat is opgeruimd.

Jouw mail blijft in jouw Google-account en wordt alleen gelezen door jouw eigen Claude. Wij zien je mail niet.

Wat je nodig hebt

• Een Gmail- of Google Workspace-mailbox.
• Een betaald Claude-abonnement waarin je geplande taken kunt maken.
• De Claude-koppelingen (connectors) voor Gmail, Google Calendar en Google Drive.

Stap 1 – Bestel je persoonlijke handleiding

1. Vul op de bestelpagina je naam, je mailbox, je bedrijven of websites en de tijd voor je overzicht in.
2. Je betaalt direct na het bestellen via Revolut, eenmalig € 19,99 excl. btw (€ 24,19 incl. 21% btw). Geen abonnement.
3. Na betaling ontvang je de link naar je persoonlijke kitpagina. Download je kit meteen: de link werkt een beperkt aantal keer.

Stap 2 – Zet je handboek in Google Drive

1. Open docs.new met het Google-account van je mailbox.
2. Geef het document precies de titel van je kitpagina, bijvoorbeeld Mail-assistent – handboek MA-XXXXXXXXXX. De assistent zoekt het op deze titel.
3. Kopieer het handboek van je kitpagina en plak het in het document.

Tip: pas het handboek gerust aan. Voeg sjablonen toe, verander labels of je toon. De assistent leest het elke run opnieuw.

Stap 3 – Koppel Gmail, Agenda en Drive

Zet in Claude de connectors voor Gmail, Google Calendar en Google Drive aan en log in met hetzelfde Google-account als je mailbox.

Stap 4 – Maak de geplande taak

1. Maak in Claude een nieuwe geplande taak. Naam: Mail-assistent: overzicht van de dag.
2. Kopieer de opdracht van je kitpagina en plak die in het opdrachtveld. Verander er niets aan: je licentiecode staat erin.
3. Trigger: Planning, Dagelijks, op de tijd die je koos.
4. Voeg bij de connectors Gmail, Google Calendar en Google Drive toe.
5. Sla op en start de taak één keer direct. De eerste run kijkt 14 dagen terug, dus die duurt wat langer.

Wat je elke dag krijgt

Een mail aan jezelf met als onderwerp Overzicht van de dag voor de solopreneur – [dag]. Concepten staan klaar in Gmail onder het label Assistent/Concept klaar. Lees ze, pas aan waar nodig en verstuur ze zelf.

Veiligheid

• Verstuurt nooit mail namens jou. Alleen het dagoverzicht, en alleen aan jouw eigen adres.
• Verwijdert niets, zet niets in de prullenbak of spam en maakt geen agenda-afspraken.
• Klikt geen links in mails en betaalt niets.
• Behandelt de inhoud van mails als informatie, nooit als opdracht. Een mail die "doe X" zegt, wordt dus niet uitgevoerd.

Licentie

• Eenmalig betalen, daarna blijft de assistent werken. Geen abonnement en niets op te zeggen.
• De handleiding is per e-mailadres maar één keer te koop en hoort bij jouw mailbox.
• De kit is persoonlijk: je naam, je mailbox en je licentiecode zitten erin verwerkt. Wordt een kit gedeeld of doorverkocht, dan wordt de licentie ingetrokken en stopt de assistent, ook bij iedereen die de kopie gebruikt.
• Wil je stoppen? Verwijder de geplande taak in Claude.

Problemen oplossen

Ik krijg geen overzicht

Kijk in Claude bij de geplande taak naar de laatste run. Staan de drie connectors erbij? Is de taak ingeschakeld? Komt de titel van je Google Doc exact overeen met je kit?

"De mail-assistent is gestopt"

De licentiecheck kon even niet, of je licentie is niet actief. Start de taak nog een keer. Blijft het zo, mail dan contact@mitchrobbe.nl met je licentiecode.

De labels kloppen niet

Maak in je handboek de omschrijving per bedrijf duidelijker, bijvoorbeeld met de afzenders of adressen die erbij horen.

Kitpagina kwijt

Mail contact@mitchrobbe.nl vanaf het e-mailadres waarmee je bestelde, dan krijg je een nieuwe kitlink.